8.1.4 公關(guān)文書(shū)的寫(xiě)作原則
　　公關(guān)文書(shū)是應(yīng)用文，它同一般的應(yīng)用文具有共同性，例如主題鮮明、結(jié)構(gòu)緊湊、層次清楚、文字流暢等。但由于公關(guān)文書(shū)的實(shí)用性強(qiáng)，除了這些共性外，它還有自身的一些特殊要求。概括起來(lái)，主要有以下幾點(diǎn)。
　　1.準(zhǔn)確、真實(shí)
　　公關(guān)文書(shū)與供讀者欣賞的文學(xué)作品不同，不能像文學(xué)家那樣對(duì)生活中素材加以提煉集中創(chuàng)造出典型，也不能用含蓄的傾向性去感染讀者，讓讀者自己去聯(lián)想和品味÷公關(guān)文書(shū)是個(gè)辦事工具，要用它來(lái)聯(lián)系工作、樹(shù)立形象，因此，必須準(zhǔn)確無(wú)誤，實(shí)事求是。
　　準(zhǔn)確的關(guān)鍵是“立意”要準(zhǔn)確、鮮明，提倡什么，反對(duì)什么，說(shuō)明什么觀點(diǎn)，解決什么問(wèn)題，都要十分明確。古人云：“意在筆先�！薄耙狻奔粗黝}，是文章的靈魂。主題明確才能有的放矢地開(kāi)展工作。
　　“真實(shí)”，主要指恰如其分。在公關(guān)文書(shū)的各種體裁中，都是直接指其意、述其事、表其情，不允許任何的虛構(gòu)和杜撰。
　　2.新鮮、及時(shí)
　　文學(xué)作品可以用曲折的故事情節(jié)來(lái)扣人心弦，可以用逼真生動(dòng)的描寫(xiě)來(lái)吸引讀者。那么，公關(guān)文書(shū)怎樣才能寫(xiě)得生動(dòng)呢？一是要從公關(guān)工作的根本目的出發(fā)，寫(xiě)出本單位的個(gè)性與特色。如果寫(xiě)出來(lái)的東西盡是套話(huà)、大話(huà)，照抄照轉(zhuǎn)，千篇一律，沒(méi)有新鮮感，沒(méi)有本單位、本企業(yè)最能叫人信服的東西，別人看起來(lái)就會(huì)索然無(wú)味。像商品廣告，如果千篇一律地說(shuō)什么“質(zhì)量可靠”“實(shí)行三包”“譽(yù)滿(mǎn)全球”，就沒(méi)有多少感人之處。二是寫(xiě)作的語(yǔ)言要新鮮活潑。公關(guān)文書(shū)雖然大多屬直接敘述性文章，但是，如果講究語(yǔ)言的表達(dá)方式，同樣可以寫(xiě)得生動(dòng)。那種認(rèn)為公關(guān)文書(shū)不需要生動(dòng)活潑的想法，完全是一種錯(cuò)覺(jué)。公關(guān)文書(shū)大都用于交流傳遞信息，所以，及時(shí)就是生命，如果磨磨蹭蹭、拖拖拉拉，“構(gòu)思十年”，就會(huì)失去它的功效。
　　3.利人、利己
　　關(guān)系因?yàn)槔�益而維持，同時(shí)因?yàn)槔�益而難處。在人類(lèi)社會(huì)還未完成進(jìn)入按需分配的時(shí)代，利益分配總是困擾人們的一大難題。公共關(guān)系在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中提出利益共享原則，合理地解決了組織和公眾之間的利益紛爭(zhēng)，從而遏制了損人利己的經(jīng)營(yíng)觀念。因此，無(wú)論是報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告，還是廣告或新聞報(bào)道，在寫(xiě)作之前，都應(yīng)對(duì)組織的各種行為所引發(fā)的利益作出科學(xué)評(píng)估：哪些是有利于國(guó)家和社會(huì)的，哪些是有利于組織自身的，哪些是長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，哪些是“殺雞取卵”的短期行為，即使是受益，又有哪些人受益，哪些人受到傷害……對(duì)于這些問(wèn)題，如不能從整體上認(rèn)識(shí)和把握，勢(shì)必糾纏在組織眼前的、局部的一得一失上。而通過(guò)公關(guān)文書(shū)寫(xiě)作欺瞞以至愚弄公眾，這種做法雖有可能于己一時(shí)有利，但危害廣大公眾利益，組織自身的生存和發(fā)展就成了空中樓閣。從這點(diǎn)出發(fā)，公關(guān)文書(shū)不能急功近利、見(jiàn)利忘義，而應(yīng)該從大處、遠(yuǎn)處著眼，使公關(guān)文書(shū)更好地為組織、為公眾服務(wù)。
　　4.簡(jiǎn)潔、清晰
　　公關(guān)文書(shū)只有便于閱讀和處理，才能提高辦事效率，所以，簡(jiǎn)潔、清晰非常重要。要寫(xiě)得簡(jiǎn)潔，就要對(duì)所辦事情的情況、存在的問(wèn)題、采取的措施和步驟有一個(gè)清楚的分析和概括。如果在認(rèn)識(shí)上比較模糊，抓不住癥結(jié)和主要問(wèn)題，寫(xiě)起來(lái)就無(wú)法做到層次清晰、文字簡(jiǎn)練。在寫(xiě)作技巧上，公關(guān)文書(shū)都應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，簡(jiǎn)明扼要；切忌“帷幕”重重，畫(huà)蛇添足。為了使語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、清晰，經(jīng)常使用一些專(zhuān)用詞語(yǔ)與固定的習(xí)慣用語(yǔ)，如“業(yè)經(jīng)”“遵照”“收悉”“為要”“照辦”等。
　　5.質(zhì)樸、得體
　　公關(guān)文書(shū)大都在廣大公眾中傳遞，散發(fā)面廣，而且，從文書(shū)上可以看出這個(gè)組織的文化修養(yǎng)和知識(shí)水平，所以，無(wú)論在用紙、書(shū)寫(xiě)和外觀設(shè)計(jì)上，還是在傳遞的方式和時(shí)機(jī)選擇上，都要嚴(yán)格把關(guān)，不可草率從事。公文的內(nèi)容和形式都必須美觀、大方。公關(guān)文書(shū)涉及的文種較多，而各類(lèi)文種都有自己的格式，不可僭越和混淆，否則，就會(huì)貽笑大方。因此，文書(shū)的起草人員必須掌握各種文體的規(guī)定形式，發(fā)出的文件必須符合本組織的身份和地位，落落大方，質(zhì)樸得體。
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