本書是“高等學(xué)校秘書學(xué)專業(yè)系列教材”中的一本。全書除緒論外共分為十二章，系統(tǒng)介紹了秘書機(jī)構(gòu)和秘書各項(xiàng)具體實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容、基本要求、工作規(guī)范、操作程序以及注意事項(xiàng)等。本書側(cè)重于培養(yǎng)和訓(xùn)練學(xué)生從事秘書工作、處理實(shí)際問題的能力，闡述工作原理簡(jiǎn)明扼要,介紹實(shí)際操作詳盡規(guī)范，并在每章后設(shè)有“思考題”和緊密結(jié)合秘書工作實(shí)際的“案例分析”。修訂版更新了陳舊的知識(shí)和案例，并對(duì)第一版不完善的內(nèi)容進(jìn)行了修改，修訂版還配有大量二維碼，為教師和學(xué)生鏈接了更多的教學(xué)資源。
中國秘書學(xué)歷經(jīng)三十余年的坎坷跋涉，已經(jīng)初具規(guī)模。目前，全國已有八百多所本、專科院校設(shè)立了秘書學(xué)專業(yè)，有些高校還有相關(guān)的碩士、博士方向；有近兩萬名專兼職教師在從事該專業(yè)的教學(xué)和科研工作；已有上千部著作和教材問世，三萬多篇文章發(fā)表。2011年，秘書學(xué)專業(yè)被教育部正式列入（（普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》，這是秘書學(xué)專業(yè)發(fā)展歷程中的一座里程碑。它標(biāo)志著該專業(yè)走出了困難時(shí)期，跨入了新一波發(fā)展高潮。
為了迎接這新一波發(fā)展高潮，規(guī)范教學(xué)，推進(jìn)秘書教育事業(yè)，也為了滿足廣大秘書學(xué)專業(yè)師生的迫切需要，由高等教育出版社牽頭，我們組織全國幾十所高校的秘書學(xué)專業(yè)教師，編寫了這套全國性的“高等學(xué)校秘書學(xué)專業(yè)系列教材”。
三十余年來，秘書學(xué)專業(yè)的教材建設(shè)大致經(jīng)歷了兩代。
第一代秘書學(xué)專業(yè)教材出版于20世紀(jì)80年代前期，有《秘書學(xué)概論》《秘書工作》《秘書學(xué)和秘書工作》《秘書學(xué)》等。教材的內(nèi)容一般分三部分：一是對(duì)秘書工作粗淺簡(jiǎn)單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，二是關(guān)于文書工作程序和法定行政公文及其寫法的介紹，三是以附錄載入有關(guān)秘書工作、檔案工作等的法規(guī)。對(duì)這一代教材，寬容者稱之為集專業(yè)教材、學(xué)術(shù)著作、工作手冊(cè)三位一體的連體嬰兒；批評(píng)者斥之為難以用做教材，不成工作手冊(cè)，更遠(yuǎn)非學(xué)術(shù)著作，屬生硬拼湊、不倫不類的三不像雜燴�？陀^而論，與文史哲等發(fā)展已經(jīng)相對(duì)成熟的學(xué)科相比，這一代秘書學(xué)專業(yè)教材確實(shí)粗糙幼稚，難登大學(xué)殿堂。然而，任何學(xué)科的發(fā)展總是從低級(jí)到高級(jí)、從幼稚到逐步成熟的，因此，其開拓鋪路之功不可抹殺。
第二代秘書學(xué)專業(yè)教材出版于21世紀(jì)初，以全國統(tǒng)編秘書專業(yè)自考教材為代表作。其主要標(biāo)志是將秘書學(xué)專業(yè)的內(nèi)容分解為論、史、應(yīng)用三部分，出現(xiàn)了《秘書學(xué)概論》《秘書實(shí)務(wù)》《文書學(xué)》《檔案學(xué)》《秘書寫作》《中國秘書史》《公共關(guān)系學(xué)》等課程教材。這些教材既有相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)容和理論框架，又彼此聯(lián)系，初步形成了秘書學(xué)的學(xué)科體系。但是，它在一定程度上存在著基本概念含混、研究對(duì)象欠明、課程界限不清、體系有待完善等不足之處。
本系列教材嘗試彌補(bǔ)以上不足之處，努力達(dá)到基本概念準(zhǔn)確、研究對(duì)象明晰、課程界限明確、體系基本完整。以力爭(zhēng)成為精品教材為目標(biāo)，為第三代秘書學(xué)專業(yè)教材開辟道路。
秘書學(xué)專業(yè)是應(yīng)用性專業(yè)，兼具理論性和應(yīng)用性，由論、史、應(yīng)用三部分組成。在本系列的七種教材中，《秘書學(xué)概論》和《中國秘書史》是專業(yè)基礎(chǔ)理論課程教材，即論和史兩部分；應(yīng)用性的課程教材則有《秘書實(shí)務(wù)》《秘書文檔管理》《秘書寫作》《秘書公關(guān)與禮儀》和《秘書工作案例與實(shí)踐》，由此組成本科階段秘書學(xué)專業(yè)的核心課程教材體系。每種教材均配有數(shù)字化資源，包括教學(xué)課件、思考題答案、參考資料等，供授課老師教學(xué)參考之用。
由于秘書學(xué)是一門年輕的專業(yè)，本系列教材又是第一套全國性的秘書學(xué)全日制本科教材，書中難免存在不足之處。因此，我們真誠地希望能得到廣大師生、同行的指正和賜教。
緒論
一、“秘書實(shí)務(wù)”的研究對(duì)象
二、“秘書實(shí)務(wù)”的性質(zhì)和地位
三、學(xué)習(xí)“秘書實(shí)務(wù)”的意義和方法
第一章 文字工作
第一節(jié) 文字工作概述
一、文字工作的概念和內(nèi)容
二、文字工作的意義
三、秘書文字工作的特點(diǎn)
第二節(jié) 文稿撰擬
一、秘書撰擬文稿的種類
二、文稿撰擬的方式
三、文稿撰擬的質(zhì)量要求
四、文稿撰擬的一般過程
第三節(jié) 文字記錄
一、文字記錄工作的特點(diǎn)
二、文字記錄的種類
三、文字記錄的一般要求
四、文字記錄的方法
第二章 文檔管理
第一節(jié) 文檔管理工作概述
一、文書處理
二、檔案工作
第二節(jié) 文書處理工作
一、公文辦理
二、公文管理
第三節(jié) 檔案管理工作
一、檔案的收集
二、檔案的整理
三、檔案的鑒定
四、檔案的保管
五、檔案的移交
六、檔案的統(tǒng)計(jì)
七、檔案的檢索
八、檔案的利用
第四節(jié) 電子文檔管理
一、電子文件的處理
二、電子文件的收集與積累
三、電子文件的整理與歸檔
四、電子檔案的移交與保管
第三章 調(diào)查研究
第一節(jié) 調(diào)查研究概述
一、調(diào)查研究的概念
二、調(diào)查研究的分類
三、調(diào)查研究的基本原則
四、調(diào)查研究的意義
第二節(jié) 調(diào)查研究的一般程序
一、準(zhǔn)備階段
二、調(diào)查階段
三、研究階段
四、總結(jié)階段
第三節(jié) 常用的調(diào)查方法
一、現(xiàn)場(chǎng)觀察
二、個(gè)別訪談
三、開調(diào)查會(huì)
四、問卷調(diào)查
五、統(tǒng)計(jì)調(diào)查
六、專家論證
第四節(jié) 常用的研究方法
一、歸納和演繹
二、比較和分類
三、分析和綜合
四、定量研究和定性研究
五、系統(tǒng)研究方法
第四章 信息工作
第一節(jié) 信息和信息工作概述
一、信息的基本知識(shí)
二、信息工作的意義
三、信息工作的基本要求
第二節(jié) 信息工作的一般程序
一、信息的收集積累
二、信息的篩選和校正
三、信息的分類
四、信息的深度加工
五、信息的傳輸和反饋
第三節(jié) 信息簡(jiǎn)報(bào)
一、信息簡(jiǎn)報(bào)的概念
二、信息簡(jiǎn)報(bào)的編寫方式和一般要求
三、信息簡(jiǎn)報(bào)的格式
第四節(jié) 網(wǎng)站的信息管理
一、網(wǎng)站管理制度
二、網(wǎng)站信息的制作與展示
三、網(wǎng)站信息的處理和利用
第五章 參謀咨詢
第一節(jié) 參謀咨詢工作概述
一、參謀咨詢的含義
二、參謀咨詢是秘書工作的重要內(nèi)容
三、正確認(rèn)識(shí)秘書的參謀咨詢職能
四、參謀咨詢工作的方法
第二節(jié) 領(lǐng)導(dǎo)決策過程中的參謀咨詢
一、發(fā)現(xiàn)存在問題中的參謀咨詢
二、確定決策目標(biāo)中的參謀咨詢
三、擬訂備選方案中的參謀咨詢
四、選擇決策方案中的參謀咨詢
五、實(shí)施完善決策中的參謀咨詢
第三節(jié) 日常工作中的參謀咨詢
一、調(diào)查研究和信息工作中的參謀咨詢
二、督查和協(xié)調(diào)工作中的參謀咨詢
……
第六章 督查和協(xié)調(diào)
第七章 會(huì)務(wù)工作
第八章 信訪工作
第九章 談判事務(wù)
第十章 時(shí)間管理和差旅服務(wù)
第十一章 公關(guān)、接待和禮儀
第十二章 其他日常事務(wù)
附錄
閱讀書目
后記
第二版后記
《秘書實(shí)務(wù)（第二版）/高等學(xué)校秘書學(xué)專業(yè)系列教材》：
隨著現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域中的應(yīng)用，電子文檔已經(jīng)成為人們記錄、傳遞、留存信息的重要工具。為了規(guī)范我國電子文檔管理，國家相關(guān)機(jī)構(gòu)先后頒布了《電子公文傳輸管理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）等系列規(guī)范性文件，從多個(gè)層面規(guī)定電子文檔管理規(guī)范與及技術(shù)要求，為各個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織的電子文檔管理工作提供了有力支持。
一、電子文件的處理
�。ㄒ唬╇娮游募皹�(gòu)成要素
在《規(guī)范》中，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件是現(xiàn)代文件的一種類型，其屬性、用途和功能與紙質(zhì)文件等同，但其生成、傳輸和處理技術(shù)有別。電子文件基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成處理，從這一角度看，電子文件的構(gòu)成要素包括文件內(nèi)容、背景信息、元數(shù)據(jù)。電子文件內(nèi)容以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示。背景信息，是描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史。元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、文字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。
�。ǘ╇娮游募奶幚磉^程
電子文件處理對(duì)象主要是本單位運(yùn)行的電子公文。依據(jù)《電子公文傳輸管理辦法》第五條要求電子公文的處理程序應(yīng)當(dāng)符合對(duì)紙質(zhì)公文處理的有關(guān)規(guī)定，要求電子公文處理從制發(fā)、辦理到最后歸檔，不能違背紙質(zhì)公文處理的正常程序，否則將影響機(jī)關(guān)管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。
電子公文處理是基于計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的電子公文傳輸系統(tǒng)，分為電子公文的生成、傳輸、接收。在收文階段，一般程序?yàn)槲拿夭块T接收、登記一報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人初審、擬辦一批轉(zhuǎn)有關(guān)部門或主管領(lǐng)導(dǎo)簽批一根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見辦理一傳閱一答復(fù)一文件暫存一電子文件歸檔。在這一過程中，文秘部門對(duì)來自多方位的電子公文，通過計(jì)算機(jī)與文件處理軟件系統(tǒng)，對(duì)各個(gè)處理環(huán)節(jié)自動(dòng)進(jìn)行顯示、排序、查詢和流程跟蹤。如簽收環(huán)節(jié)，簽收人只需點(diǎn)擊簽收提示，彈出輸入簽收入和密碼對(duì)話框，輸入正確的簽收人和密碼后，點(diǎn)擊提交，即可下載打印文件，返回顯示簽收文件完成；文件發(fā)布方點(diǎn)擊“簽收情況”鏈接，可以了解所發(fā)文件的簽收情況。在發(fā)文階段，一般程序?yàn)椋浩鸩菸募惶幨翌I(lǐng)導(dǎo)審核一報(bào)送主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)、會(huì)簽、一文秘部門復(fù)核、登記，賦予發(fā)文號(hào)（文字或形式修改）一檢查一加蓋電子印章下發(fā)文件一文件暫存一電子文件歸檔。在這一過程中，文秘部門通過計(jì)算機(jī)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)文件生成及辦文過程進(jìn)行監(jiān)控與流程跟蹤。如公文發(fā)布，首先進(jìn)入辦公系統(tǒng)，點(diǎn)擊“發(fā)布文件”，選擇接收單位和用戶，再填寫發(fā)布文件表單的內(nèi)容、文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文單位、文件類型、內(nèi)容簡(jiǎn)介、上傳文件等，點(diǎn)擊操作欄中的“提交”按鈕，把文件發(fā)布給接收單位，系統(tǒng)就會(huì)提示“發(fā)送成功”。
基于計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，電子公文處理過程大幅提高了公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率。但由于電子公文的處理環(huán)境與技術(shù)方法有別于紙質(zhì)公文，在處理過程中特別需要注意下列問題：第一，依據(jù)文件的種類、格式制作電子文件，其版面大小、格式、排版，與紙質(zhì)文件相一致。格式可以采用電子公文模板自動(dòng)生成。第二，區(qū)分正式公文與普通文書，嚴(yán)格按照文件確定的范圍發(fā)送。發(fā)送時(shí)，要填寫用戶名、用戶密碼，選擇緊急程度等。收文方要根據(jù)公文性質(zhì)、內(nèi)容、密級(jí)程度，按權(quán)限解密，逐項(xiàng)著錄登記。在收發(fā)過程中，如采用內(nèi)容與模板（格式）分離方式，發(fā)送方只發(fā)內(nèi)容，收文方要預(yù)先保存模板（文頭、文尾），收文后拼裝成文件。第三，發(fā)送方要及時(shí)跟蹤查看收文單位簽收情況，若發(fā)現(xiàn)未簽收的部門和單位，立即電話通知督查簽收。收文方應(yīng)及時(shí)簽收，跟蹤文件辦理與借閱、利用等綜合信息。第四，保持公文傳輸網(wǎng)絡(luò)暢通，定期檢查和維護(hù)公文傳輸系統(tǒng)。
……
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