3.1便利上司處理業(yè)務的工作
　�。╨）安排飲食。管理階層雖然有一般的辦公時間，但并非一成不變，有時會因為公司內(nèi)部的會議，與客戶應酬到深夜，或者忙得連吃頓午飯的時間也沒有。
　　工作忙碌的上司，經(jīng)常會有在公務車、火車、飛機等交通工具上進餐的情形。這時文秘人員就應該準備好便于攜帶的簡單餐食，并按照上司的行程加以安排。
　　除了上司要參加宴會、午餐會等，不必準備午餐外，平時在辦公室里，有時也需要文秘人員安排上司的午餐。如果上司開會到午后，文秘人員則需要與主辦會議的部門溝通，安排午餐。如果到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，文秘人員要利用適當時機提醒上司用餐。
　　至于餐食的內(nèi)容，通常是按照上司個人的喜好和公司平常的菜式?jīng)Q定，但仍要注意對上司的健康是否合適。若上司當晚有晚宴，午餐的菜式最好避免與晚宴類似，也不要讓上司攝取過多的鹽分、糖分及熱量。類似這些事項，往往只有直屬上司的文秘人員才能做到。
　　有關(guān)上司的餐食，如能在公司的餐廳準備，自然是最為方便，但對外采購的情形也不少。一般的做法都是把經(jīng)常采購的那家餐廳的菜單一覽表列出，從中選擇菜式。
　　（2）打點更換服飾。目前，普通的西服已可以應付許多不同的場合，特別是深色二件一式的西服，在正式集會中都可適用。但在婚禮、喜宴、葬禮、紀念典禮、歡迎會等重視形式的場合，還是應該穿著禮服，以示慎重。
　　由于上司在各種應酬及會議場合有時必須更換服飾，此時文秘人員應準備更換的衣服，要事先通知上司或其家人，確定衣服當日一定送達公司。
　　不僅是開會、應酬需要更換衣服，上司出差，返回公司時都有需要更衣的情形，應該根據(jù)當時情況，時間是否急促，以及上司個人的需要，隨機應變地給予協(xié)助。
　�。�3）與上司家人的聯(lián)絡(luò)。例如上司后天要參加某一奠基儀式，必須穿著禮服，文秘人員除了提醒上司外，還要與上司家人保持聯(lián)系，確定禮服在當日一定送達公司，這樣才較為可靠。否則上司穿著便裝參加，不但上司本人，就連文秘人員都將感到場面相當尷尬。
　　然而文秘人員的工作范圍僅限于與上司辦公室有關(guān)的部分而已，絕不能牽涉到上司的私生活。身為文秘人員，可能經(jīng)常要與上司家人聯(lián)系，但有些上司并不喜歡文秘人員與家人經(jīng)常聯(lián)絡(luò)，所以文秘人員必須要特別注意。
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