項目一  日常事務

任務01  接打電話

【任務目標】

了解電話機的功能和電話系統(tǒng)的使用技巧，能夠按照秘書的職業(yè)要求接打電話，做好電話記錄。

【參考學時】

3學時

【知識支撐】

一、電話使用常識

（一）電話機的一些常用開關(guān)和按鍵

1.數(shù)字鍵

”0～9”，用戶撥打電話號碼用。

2.功能鍵

”*”、”#”，是為配合程控交換機實現(xiàn)特種服務而設置的，其功能由交換機設定。

3.記憶存儲鍵（”STORE”）

用于存入常用的電話號碼。使用時首先按”STORE”鍵，然后按2位自選的號碼，再按要存入的電話號碼，最后按”STORE”鍵，即完成了號碼存入。一般有”STORE”鍵的電話機可存入10～20個電話號碼。

4.”RECALL”（”MEMORY”）鍵

提取記憶鍵。如果您已按上述步驟操作”STORE”鍵將您常用的電話號碼進行縮位，那么當您再打這些常用電話的時候,只需先按”RECALL”（”MEMORY”）鍵，再按事先已存入的該電話號碼的代碼即可。

5.”HAND－FREE”鍵

免提揚聲開關(guān)。使用這個鍵，在通話過程中可免提話筒，方法是在撥號前先按”HAND－FREE”鍵，待撥號音由揚聲器中傳出，按對方的電話號碼，聽到對方答話后，即可開始通話。結(jié)束通話后，按”HAND－FREE”鍵掛機。

6.”REDIAL”鍵

重撥鍵。撥出對方電話號碼后，若聽到忙音，掛機稍候再按”REDIAL”鍵即可將原撥號碼重新發(fā)出去。這不僅可省去重復撥號所需的時間，還可減少差錯。

7.”FLASH”、”R”鍵（REGISTER RECALL）

閃接鍵。按下此鍵后，電話中斷600毫秒（相當于拍叉簧1次），適用于程控交換機新服務項目。

8.”MUTE”鍵

靜音鍵。如果您在與對方通話的過程中，需與您身旁的人商量一下而又不希望對方聽到時，可按下此鍵。

（二）電話號碼常識

按國際電信聯(lián)盟規(guī)定，電話號碼”0”字頭是供長途直撥電話專用的，”1”字頭是供特種電話服務專用的，如”119”（火警）等。只有”2”至”9”字頭是安排給市話號碼使用；還規(guī)定，一個電話號碼，后4個數(shù)字為用戶號碼，后4個數(shù)字前面的數(shù)字為電信部門的電話局號代碼。

（三）不通話也收費的三種情況

1.接通自動傳真

對方電話機上接有傳真機，當電話撥通后，先聽到振鈴聲，接著就聽到”嘰…咕咕…”不間斷的信號音。這就告訴您，電話已與處于自動接收狀態(tài)的傳真機接通。此時，計費就開始了，您雖未通話，但您已接通了對方通信終端設備。為免多計費，應立即掛機。

2.撥打分機電話

這種電話接在單位的小交換機上，進出電話需人工或電腦話務員轉(zhuǎn)接，電話接通總機就算接通了電話，計費是從接通總機開始，總機轉(zhuǎn)接的電話雖未通，也要計費。