會議管理篇
第一章 會議管理概述
第一節(jié) 會議的涵義與作用
一、會議的涵義
所謂會議，是指有組織有領導地商議事情的集會。該涵義包含四個要素：一是“有組織”，就是說，會議是一種有組織的活動，不是隨意的聚合；二是“有領導”，就是說，會議必須由某一機關、單位、部門或領導人提議，確定會議的目的、議題、議程，并掌握會議的整個進程；三是“商議事情”，就是說，會議都有其具體的內(nèi)容，并以商議作為活動的基本形式；四是“集會”，就是說，會議必須是相關人員的會聚，至少有三人以上參加才能構成會議，兩個人談論或討論叫交談或會談。
人們對會議的涵義從各個不同的側面有著不同的理解。
（一）會議是一種群體活動
會議是三個人以上聚集在一起討論和解決問題的一種群體活動。參加會議的每個人都是這個群體的一員，這個群體可能相對穩(wěn)定，可維持較長的時間，也可能非常易變，其成員經(jīng)常更換。
（二）會議是一種交往的需要
美國著名心理學家馬斯洛將人的需求分為生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求五類。他將人的需要之第三層歸納為社會交往的需要，這是基于人是社會人，他們彼此之間存在著物質的、精神的、社會的各種聯(lián)系。這種聯(lián)系常常通過會議的形式表現(xiàn)出來，如綜合性的區(qū)域經(jīng)濟合作會議（APEC）、新聞發(fā)布會、經(jīng)驗交流會等。由于處于一個群體中，會議參加者通常有一種主人翁的責任感，愿意為實現(xiàn)組織的目標而努力。
（三）會議是解決問題的途徑
會議比較其他的溝通方式，一個顯著的優(yōu)點就是它將眾多的人聚集在一起，讓他們就某個問題互相交流認識、經(jīng)驗、對策。這種集體的智慧，常常比一個人的思考要科學、全面得多，而且更能解決問題。比如，政府機關、企事業(yè)單位經(jīng)常召開例會，商量工作。
（四）會議是一種易于接受的約束
會議的決議對每個參加會議的人都有較強的約束力，因為他們都是決議制訂的參與者，會議通過的決議體現(xiàn)了群體的意志，大家都應接受并遵守。
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